Century 21 améliore le classement de ses documents immobiliers

Century 21 Alliance Conseils s’est intéressée à la Gestion Electronique de Documents en 2008. A cette époque, le marché immobilier connaissait la crise et comme dans beaucoup de sociétés, un certain nombre d’investissements ont été gelés.

Depuis, la conjonction économique s’est redressée, et même si la crise n’est pas tout à fait terminée, l’agence immobilière Century 21 Alliance Conseils a décidé de remettre à l’ordre du jour le remplacement de son photocopieur RICOH par un système multifonction couplé à une solution de Gestion Electronique de Documents.

Lien avec le hardware Ricoh

La décision de mettre en place une solution de GED intervient dans le cadre d’une réorganisation générale de l’information dans l’entreprise ayant pour but de créer davantage de valeur ajoutée. Gilles Mallet, directeur de Century 21 Alliance Conseils a donc profité de cette période d’activité ralentie pour réfléchir à la meilleure façon de structurer l’information dans son entreprise.

Retenue sur sa capacité à prendre en compte les volumes considérables de papier inhérent à la profession, à répondre aux besoins d’accès rapide et facile à l’information, à son paramétrage intuitif, Novaxel est installée en mai 2010. De plus, la société Ricoh en proposant une solution copieur/GED adaptée à ce projet de dématérialisation, s’est montrée très compétitive.

Formation assurée

Comme pour chacune de ses installations, Novaxel a assuré quelques heures de formation pour accompagner l’équipe de six personnes de Century 21 Alliance Conseils et l’aider à se familiariser avec l’interface utilisateur. Le logiciel fourni avec une arborescence métier, personnalisable à souhaits, est désormais selon Gilles Mallet « un outil opérationnel à 100%. » Une fois entrés dans la GED Novaxel, les documents peuvent être renommés avec une codification pertinente, permettant d’identifier et de rechercher plus facilement un document. Century 21 Alliance Conseils a choisi également d’associer un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR) au logiciel de GED Novaxel afin d’intégrer une fonction permettant la recherche d’informations dans le corps même des documents intégrés à Novaxel (Full text) et d’optimiser la place disque sur le serveur.

Le métier d’agent immobilier est un métier plus compliqué qu’il n’y parait tant il fait appel à des compétences commerciales mais également juridiques. « Nous sommes amenés à rédiger des actes à partir de documents transmis entre autres par les notaires ou par les clients ; la GED couplée au logiciel OCR apporte une valeur ajoutée indispensable pour sécuriser la rédaction et retrouver facilement et rapidement un document juridique rédigé avec une clause particulière il y a 3 ans, par exemple, » explique Gilles Mallet.

Logiciel intuitive

Deux principales bibliothèques ont été créées dans Novaxel : l’une nommée « commercial » et l’autre « direction ». L’accès aux informations étant sécurisé, seuls le directeur et l’assistante disposent d’un accès à la bibliothèque « direction » contenant les informations clés de l’entreprise, administratives, RH, etc. De la même manière, bien qu’elle puisse accéder à la bibliothèque « direction », la secrétaire ne verra pas le dossier RH. Les collaborateurs quant à eux ont un accès limité à la « consultation » des documents de la bibliothèque « commercial », sans pouvoir modifier l’arborescence. Des dossiers types, prêts à l’emploi, sont créés automatiquement, afin que l’agent commercial puisse toujours trouver un dossier disponible, correspondant à son besoin de classement (client, mandat, vendeur, acheteur, etc.).

Dès les premiers mois d’utilisation, Gilles Mallet reconnait combien la GED Novaxel est un logiciel intuitif, souple et adapté au métier de son entreprise. Il constate également une diminution réelle des allées et venues improductives de ses collaborateurs : « Rien que de ne plus constater les allers-retours nombreux des commerciaux, les dossiers papier laissés en désordre, ou encore les dossiers à sortir une fois, deux fois, trois fois…dans la même journée, c’est déjà très appréciable, » s’exclame Gilles Mallet.

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