La DFCG externalise l’envoi de ses courriers

La DFCG, l’Association Nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion, a choisi les solutions SaaS d’Esker pour automatiser et externaliser l’envoi de ses appels à cotisations et rappels de paiement, soit près de 8 000 courriers en 2011.

L’externalisation de ces flux de documents sensibles pour une association et extrêmement chronophages, a permis à la DFCG de gagner en réactivité, en productivité et en traçabilité.

Compatibilité avec Cegid

Avant la mise en place de la solution Esker, la DFCG envoyait ses appels à cotisations manuellement. Le travail de 3 personnes au sein du service administratif, aidées par deux ou trois intérimaires pendant 2 jours, était nécessaire pour gérer l’envoi par courrier des 3000 appels à cotisation.

Afin d’optimiser ce processus, la DFCG avait dans un premier temps fait le choix d’externaliser ces envois auprès d’un routeur mais cette solution ne lui apportait pas satisfaction du fait des erreurs fréquentes et de nombreux problèmes techniques. L’association a donc recherché une solution fiable, rapidement opérationnelle et a choisi de déployer celle d’Esker en mode SaaS, qui était par ailleurs entièrement compatible avec la solution comptable Cegid utilisée.

Vers une extension de l’utilisation pour d’autres taches

Initialement installée sur les postes administratifs, la solution FlyDoc d’Esker a été étendue à l’ensemble des permanents de l’association du fait de sa facilité d’utilisation et la rapidité de sa prise en main. Concrètement, les courriers sont aujourd’hui envoyés par les permanents directement depuis leurs postes de travail via l’imprimante virtuelle FlyDoc. Esker reçoit les fichiers et se charge ensuite de l’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de la remise en poste.

La mise en œuvre de la solution Esker a ainsi permis à la DFCG de :

  • Réaliser d’importants gains de temps et de productivité dans l’envoi de ses appels à cotisations.
  • Réaliser des économies en termes de consommables tout en disposant d’une solution flexible : la DFCG n’est pas engagée sur une volumétrie fixe mais envoie ses courriers selon ses besoins, sans impact sur les coûts.
  • Améliorer la traçabilité de ses courriers et supprimer les pertes : la DFCG reçoit automatiquement les informations si l’adresse est erronée, ce qui permet de qualifier la base et de faire gagner du temps aux équipes.
  • Archiver électroniquement les appels à cotisations envoyés afin d’assurer un suivi précis des actions réalisées pour ses adhérents.

Fort de ces premiers flux externalisés, la DFCG envisage aujourd’hui d’étendre l’utilisation des solutions à l’envoi de courriers d’invitation pour ses manifestations.

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