Eurisk améliore sa productivité

La société Eurisk, leader français de l’expertise construction, a fait le choix de d’externaliser la fabrication et le postage de l’ensemble de ses courriers, soit près de 24 000 plis par mois, dont environ 8 000 recommandés.

La solution déployée par Esker permet à Eurisk de fiabiliser et d’industrialiser l’envoi de ses documents, tels que les rapports d’expertise ou les convocations à expertise qui sont soumis à des délais légaux et constituent des flux critiques pour l’entreprise.

Externalisation de processus critique

Jusqu’à présent, l’ensemble des documents postés à des tiers étaient produits en interne par chacune des 45 agences Eurisk sur le territoire français. Chaque assistante passait environ deux heures par jour à imprimer l’ensemble des documents, les assembler, les mettre sous pli et les expédier. Les preuves de dépôts des recommandés étaient conservés dans des classeurs dans chacune des agences et représentaient des archives conséquentes. Ce mode de fonctionnement était également exigeant en consommables et en parc machines à maintenir. Pour fiabiliser et garantir la traçabilité de tous ses courriers simples ou recommandés, Eurisk a souhaité externaliser ce processus critique pour son activité d’expertise.

En 2008, Eurisk retient Esker parmi trois prestataires pré sélectionnés. Son choix s’est basé sur les capacités des centres de production d’Esker à traiter d’importants volumes de documents, les économies associées mais également sur la capacité à traiter des typologies de documents très divers (convocations d’une page jusqu’à des rapports d’expertise de plus de 1000 pages) et à assurer la traçabilité de l’intégralité des traitements par Esker.

Automatisation de 100 000 pages par mois

Après plusieurs mois de préparation et d’adaptation des processus internes chez Eurisk, il n’a fallu que 15 jours à Esker pour déployer la solution et l’interfacer à l’outil métier d’Eurisk. Mise en production en avril 2009, la solution Esker permet désormais à Eurisk d’automatiser l’envoi de près de 100 000 pages par mois, en courrier ecopli, urgent ou recommandé.

Depuis leur applicatif métier, les assistantes des 45 bureaux d’Eurisk n’ont qu’à sélectionner le type d’envoi pour chacun des documents à poster. Les données sont alors automatiquement transmises à Esker qui centralise les flux et assure l’impression des documents, leur mise sous pli et leur remise en poste. Chaque pli est alors formalisé et identifié sous une référence unique qui permet d’en assurer la traçabilité. Les preuves de dépôt des recommandés sont numérisées, archivées automatiquement et consultables en ligne à tout instant.

Concrètement, la mise en œuvre de la solution Esker a permis à Eurisk :

  • D’augmenter la productivité des équipes en libérant les assistantes du traitement manuel des courriers,
  • De gagner en efficacité opérationnelle en permettant la prise en charge complète de dossiers à distance,
  • De soulager le travail des équipes de maintenance grâce à l’externalisation de la production des courriers
  • De diviser les charges de consommables par 4 et de réduire les coûts liés à la maintenance des imprimantes
  • De fiabiliser le processus et de bénéficier d’une traçabilité fine sur chaque envoi,
  • De garantir la réception en temps et en heure des plis à valeur légale grâce à la charte de service Esker.

Le Groupe Prunay, dont fait partie Eurisk, envisage désormais d’étendre cette solution à l’ensemble de ses autres sociétés.

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