Sodexo fiabilise les commandes de 800 restaurants

Sodexo a choisi Esker pour automatiser et externaliser le processus d’envoi par fax des commandes de produits alimentaires de 800 de ses sites en France, soit plus de 25 000 fax par mois.

La solution déployée par Esker permet à Sodexo de fiabiliser et de rationnaliser l’envoi et le suivi des commandes de produits alimentaires qui sont des flux critiques pour ses restaurants.

Aller au delà du fax

Jusqu’à présent, les restaurants Sodexo étaient équipés de machines fax. Chaque jour, les responsables de site imprimaient et faxaient manuellement leurs commandes de produits alimentaires auprès de la centrale d’achat, autant d’opérations exigeantes en temps et en consommables. Pour fiabiliser le processus de prise de commande, Sodexo, qui avait déjà développé un outil de gestion de ses commandes d’achat (application SOL), a souhaité y intégrer une solution d’envoi de fax.

Dans le courant de l’été 2010, Sodexo réalise un benchmark auprès de trois fournisseurs de solutions dématérialisées d’envoi de fax. Les critères de choix portent alors essentiellement sur la qualité de service, le coût par page, la capacité du prestataire à faire face aux pics de commandes (70 % des fax sont envoyés entre 6 et 11 heures du matin), la disponibilité du service et la traçabilité des échanges. Le choix de Sodexo se porte alors sur la solution Esker, déjà en place au sein d’une de ses filiales.

Automatiser et d’externaliser l’envoi de 25 000 fax de commandes chaque mois

Déployée en trois mois et interfacée avec l’application métier de Sodexo, la solution Esker permet d’automatiser et d’externaliser l’envoi de 25 000 fax de commandes chaque mois. Depuis son application métier, le responsable de sites remplit son bon de commande et clique simplement sur un bouton pour déclencher l’envoi de son fax. Les données sont alors automatiquement transmises à Esker qui centralise les flux et assure l’envoi des fax vers la centrale d’achat. Pour chaque commande formalisée et identifiée sous une référence unique, la centrale d’achat émet un accusé de réception, valant prise en compte de la commande. Ceux-ci sont directement injectés par Esker dans l’application métier de Sodexo, améliorant ainsi la traçabilité.

« Les flux de commandes de produits alimentaires sont critiques pour nous, surtout en ce qui concerne les produits frais. Une erreur dans la prise de commande ou une panne technique et les restaurants ne sont pas livrés à temps ! L’adoption des solutions Esker nous a permis de nous affranchir des fax physiques et de rationaliser le processus de commande. Ce nouveau processus est transparent pour les utilisateurs qui n’ont qu’un bouton sur lequel cliquer pour envoyer leur commande, directement depuis l’application métier », indique François Jambou, Directeur des études applications métiers au sein de la DSI de Sodexo.

Gains sur la consommation de papier et la gestion du parc matériel de fax

L’adoption des services fax d’Esker a permis de réaliser des gains sur la consommation de papier et la gestion du parc matériel de fax. L’impression des bons de commande a été supprimée. La dématérialisation des commandes a également engendré des gains d’efficacité et amélioré la fiabilité de la chaîne de commande.

Fin 2010, l’application était déployée sur 450 sites de Sodexo en France, représentant un volume de commandes de 16 000 pages par mois. Au cours de l’année 2011, elle sera déployée sur 350 sites supplémentaires pour atteindre 25 000 pages par mois.

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