Gaz et Pétrole : un ERP pour la CITBA

CITBAGérant 25 millions de chiffre d’affaires, des activités diversifiées et des marchés mondiaux, CITBA a besoin de s’appuyer sur un système d’informations à sa mesure. Au terme d’un appel d’offres, CITBA signe fin 2012, son contrat avec un intégrateur de la région, GMA CONSEIL, qui lui a vendu l’ERP WaveSoft.

Créée dans les années 70 pour accompagner l’exploitation du gaz dans le Sud-Ouest, CITBA – Chaudronnerie Industrielle et Tuyauterie du Bassin de l’Adour – fabrique de la chaudronnerie et de la tuyauterie pour les acteurs de l’Energie. Son expertise lui vaut d’être l’une des seules entreprises européennes à fournir des équipements clés en main répondant aux environnements à fortes contraintes du Gaz et du Pétrole.

Un environnement DOS

Le Projet de l’ERP compte 2 chefs de file « non informaticiens », l’un à la Direction Commerciale, l’autre à la Direction technique, qui assument cette responsabilité en parallèle de leur charge de travail habituelle. Seront sollicités ponctuellement, leurs collègues responsables fonctionnels, au fait des processus de l’entreprise, tant à la Qualité qu’au Service Clients, aux Achats, à la Comptabilité ou au Service Commercial. Il n’est pas question pour la SCOP CITBA de déléguer à des tiers la mise à plat de ses processus.

L’existant fonctionne sur AS400, en environnement DOS avec des applications vieillissantes, que leurs éditeurs ne mettent plus à jour. Le changement s’impose !

Choisir le local

Au-delà de l’outil même, c’est le maillage territorial de WaveSoft qui fera la différence au moment du choix définitif de l’outil. GMA Conseil, le partenaire-intégrateur de la solution, se trouve à quelques kilomètres dans le Béarn, alors que les concurrents de WaveSoft qui figurent dans la short-list, ne peuvent renvoyer que sur des SSII bordelaises ou toulousaines.

Dans cette Région de Midi Pyrénées, la plus vaste de France, la garantie d’une réelle proximité géographique est rassurante pour accompagner un projet ERP de cette envergure.

Un projet mené tambour battant

Signé en décembre 2012, le contrat fixe la date butoir au 1e avril 2013, date de clôture de l’exercice fiscal, pour démarrer l’exploitation grandeur réelle. Pour CITBA, il s’agit d’embrayer avec WaveSoft, et d’éviter de travailler un temps sur 2 outils en parallèle.

C’est un véritable challenge en termes de planning de réalisation qui sera respecté : la gestion commerciale et la comptabilité sont opérationnelles à la date prévue, avec l’ensemble des fonctions utiles à l’analyse et au pilotage. De part et d’autre, beaucoup de travail et d’implication ont été à l’œuvre pour qu’en 4 mois, soit balayé l’ensemble des processus de travail, et intégralement analysé et refondu la Base Articles.

Lancement au 1 er janvier 2014

35 employés sont alors connectés à l’outil, chacun selon son métier, en fonction d’une gestion de droits qui est très finement gérée. Le premier semestre d’utilisation permet de fiabiliser les processus de work flow pour qu’ils s’adaptent le mieux possible à la réalité. Quelques petits ajustements et retour en arrière sont ensuite effectués.

Au 1er janvier 2014, l’ERP est considéré comme 100% opérationnel par CITBA. Une année aura donc permis de mettre en place l’ERP, dans une approche progressive et maîtrisée, pour un budget global estimé à 150.000 euros.

Un projet en évolution

Fin 2014, de nouvelles fonctionnalités sont programmées, comme la Gestion des Réclamations Clients, ou l’intégration du Parc Machines. Et pour les deux années à venir, l’extension de l’outil se fera sur les agences et les filiales de CITBA pour homogénéiser les pratiques.

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